Presupuesto de un evento de paellas sin perder dinero

"¿Cuánto me cobrarías por paellas para 80 personas?" Es la pregunta más habitual de un evento, y la más fácil de responder mal. Se da un precio por persona de memoria, el cliente acepta encantado y al terminar la jornada las cuentas no salen.

Casi siempre por lo mismo: el precio se calculó pensando en la comida y se olvidó todo lo demás.

Las cinco partes de un presupuesto de evento

1. La comida, a coste real

Cada paella, cada entrante y cada extra con su coste de materia prima. No el precio de carta dividido entre raciones: el coste que sale del escandallo de cada plato.

En eventos hay que ajustar las raciones. No come lo mismo una comida de empresa que una boda con aperitivo largo, y conviene dejar un pequeño margen de seguridad para que no falte.

2. Las horas de personal

Es la partida que más se olvida. Cuenta todas las horas: preparación en cocina, carga, desplazamiento, montaje, servicio, recogida y limpieza. Multiplica por las personas que van y por lo que te cuesta cada hora de verdad, con seguridad social incluida.

3. El menaje

Platos, cubiertos, servilletas, vasos, mesas de apoyo. Se calcula por persona, sea desechable o alquilado, y si el cliente lo pone él, se quita.

4. Desplazamiento y material

Kilómetros, gas, paelleros, quemadores, alquiler de lo que no tengas. En eventos lejos de tu cocina puede ser una partida importante.

5. Tu margen

Todo lo anterior es coste. El precio al cliente tiene que cubrirlo y dejar beneficio, además de absorber imprevistos: más gente de la prevista, un paellero que falla o una hora extra de servicio.

Precio por persona: cómo llegar a él

1. Suma el coste total: comida + personal + menaje + desplazamiento y material.
2. Divide entre el número de personas. Ese es tu coste por persona.
3. Aplica tu margen para llegar al precio de venta.
4. Compara con lo que suele pagarse en tu zona y con tu carta. Si sale muy por encima, revisa raciones y horas antes de bajar el margen.

Da el precio sin IVA y deja claro qué IVA se aplica, para que no haya sorpresas al facturar.

Lo que tiene que dejar claro el presupuesto

• Número de personas y qué pasa si cambia: hasta cuándo se puede ajustar.
• Qué incluye: menú, servicio, menaje, montaje, recogida.
• Qué no incluye: bebida, mesas, carpas, lo que sea.
• Fecha, horario y lugar, con el tiempo de montaje.
• Forma de pago: señal para reservar la fecha y resto antes o después.
• Validez del presupuesto.

Errores que se repiten

• Presupuestar de memoria con precios de hace un año.
• No contar el tiempo de preparación del día anterior.
• Regalar el menaje "porque ya lo tenemos".
• No pedir señal y quedarse con la fecha bloqueada si el cliente se echa atrás.

Presupuestos y facturas con Kitchos

El módulo de eventos de Kitchos (plan Premium) arma el presupuesto con estas mismas partes: personas, horas y precio de la hora, menaje por persona y las líneas de entrantes, paellas y extras. El coste de cada paella sale de su escandallo, así que ves el coste real frente al precio que pones. El presupuesto se descarga en PDF para mandarlo al cliente y, cuando se cierra, se convierte en factura con numeración correlativa.