Alternativa a Excel para escandallos y food cost

Excel o Google Sheets es la forma más habitual de empezar a calcular escandallos: no cuesta nada aparte de lo que ya pagas por Office o Google, y cada casa lo monta a su manera. El problema no aparece el primer día, sino meses después, cuando la hoja tiene columnas que nadie recuerda para qué sirven y el precio del aceite que puso alguien en marzo sigue ahí en septiembre.

Por qué se empieza siempre en Excel

• No hay que aprender nada nuevo. Si ya usas la hoja de cálculo para otras cosas, añadir una pestaña de escandallos parece el camino corto.
• Se adapta a tu carta exacta. Puedes poner las columnas que quieras, en el orden que quieras.
• No añade un gasto nuevo. Si ya tienes Excel o usas Google Sheets, montar la hoja no cuesta nada extra.

Dónde empieza a fallar

• Nadie la actualiza sola. Cuando sube el precio del pollo o del arroz, alguien tiene que entrar, buscar la celda y cambiarla a mano en cada receta que lo usa.
• Un ingrediente vive en varias recetas y en Excel suele estar copiado en cada una. Cambiarlo en un sitio no lo cambia en los demás, así que el food cost real y el que muestra la hoja se separan.
• Las fórmulas se rompen sin avisar. Una celda movida, una fila insertada mal o un copiar y pegar torpe puede dejar un coste erróneo que nadie nota hasta que el margen no cuadra con la caja.
• Vive aparte de los pedidos. El escandallo está en una hoja y los pedidos entran por teléfono, WhatsApp o un formulario en otro sitio. Nada conecta lo que vendes con lo que te cuesta.
• Solo la ve quien la sabe manejar. Si la persona que montó la hoja se va o está de vacaciones, el resto del equipo no sabe tocarla sin miedo a romperla.

Cuándo seguir con Excel

• Tienes pocas recetas y los precios de tus proveedores apenas cambian.
• Te basta con calcular el food cost una vez al mes para revisar la carta, no seguirlo receta a receta.
• Ya tienes una plantilla que funciona y alguien la mantiene con disciplina real, no solo con buena intención.
• No necesitas conectar el escandallo con pedidos, stock o facturación: es un ejercicio aparte, y así te vale.

Cuándo te conviene otra cosa

• Cambias de proveedor o de precio más de una vez al mes y notas que la hoja se queda vieja.
• Tienes varias personas metiendo mano a los precios y ya han pasado errores de copiar y pegar.
• Quieres que el food cost se actualice solo cuando cambias un precio, sin tener que revisar receta por receta.
• Te interesa que el escandallo, los pedidos y la facturación vivan en el mismo sitio, en vez de en programas sueltos.

Qué mirar en una alternativa

• Si el precio del ingrediente se actualiza en un solo sitio y se propaga a todas las recetas que lo usan, o hay que repetir el cambio en cada una.
• Si calcula el food cost y el margen solos, con la fórmula de food cost ya aplicada, o hay que escribir la fórmula tú mismo.
• Si conecta con los pedidos que ya recibes, o es una herramienta aparte que hay que actualizar por tu cuenta.
• Cuánto cuesta y qué necesitas realmente. Pasar de una hoja gratis a un programa de pago solo compensa si el tiempo que ahorras o los errores que evitas lo justifican.

Tabla comparativa

Kitchos: para quién es y para quién no

Kitchos es un programa, una web, pensado para paellerías, asadores de pollos, caterings y negocios de comida para llevar que trabajan por encargo con hora de recogida. En el plan Premium, cada ingrediente tiene su precio una sola vez y las recetas tiran de él: cambias un precio y se recalculan el coste por ración, el food cost y el margen de todas las recetas que lo usan, sin tocar una fórmula. Lo explicamos con un ejemplo completo, paso a paso, en el escandallo de una paella.

El plan Básica (45 €/mes por local) trae el widget de pedidos, turnos con capacidad, pantalla de cocina y facturación. El Premium (99 €/mes por local) añade escandallos y food cost, stock, gastos con escáner de facturas, eventos y presupuestos, y fichajes. Sin plan gratis, sin comisión por pedido.

No es para ti si tu carta apenas cambia y ya tienes una hoja que funciona y mantienes al día sin esfuerzo: en ese caso, Excel sigue siendo la opción más barata. Si notas que la hoja se queda vieja cada vez que sube un precio, o quieres que el food cost y los pedidos vivan en el mismo sitio, ahí es donde Kitchos empieza a compensar.